Vor rund eineinhalb Jahren begann die Reise des hochschulübergreifenden SoniC-Projekts. SoniC steht dabei für die sächsische Hochschulallianz zur Einführung eines Campus Management Systems (CMS). Ein solches System begleitet den "Lebenszyklus" jedes Studierenden von der Bewerbung bis zum fertigen Bachelor- bzw. Master/Diplom-Zeugnis. Es steuert Vorgänge wie die digitale Bearbeitung der Bewerbung, die Immatrikulation, die Stundenplanung, die Notenmeldungen und die Rückmeldung im neuen Semester.
SoniC wurde von den Kanzlern der fünf sächsischen Hochschulen für Angewandte Wissenschaften (HAW) initiiert - noch bevor die Forderung auf Anwendung eines einheitlichen CMS an den HAWs in die aktuelle Zielvereinbarung zwischen den Hochschulen und dem Freistaat Sachsen aufgenommen wurde. Die Erwartungen an das neue System sind groß, aber die Kanzlerin der Hochschule Mittweida, Sylvia Bäßler, ist zuversichtlich: "Wir werden qualitativ und quantitativ einen deutlichen Sprung machen. Wir werden effizienter arbeiten und unsere Mitarbeiter können unseren Studierenden einen besseren Service anbieten."
Mittel aus dem Initiativbudget
Jetzt steht fest: Auch das sächsische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (SMWK) unterstützt das Engagement der fünf sächsischen HAWs und stellt die notwendigen Ressourcen für Personal und Sachmittel aus dem Initiativbudget des Ministeriums bereit. Dadurch können die fünf Hochschulen in Mittweida, Dresden, Leipzig, Zwickau und Zittau/Görlitz für die Projektlaufzeit bis Ende 2016 neues Personal einstellen.
Die Bewilligung der Mittel ist auch ein Zeichen dafür, dass die bisherige Arbeit der Projektgruppe Früchte trägt. Auch alle Beteiligten sind mit dem Projektverlauf sehr zufrieden. Der Zeit- und Meilensteinplan wurde eingehalten, die Zusammenarbeit der Hochschulen funktioniert sehr gut, und die ersten Synergiepotenziale konnten genutzt werden. Sylvia Bäßler freut sich über die Zusammenarbeit: "Wir hatten uns ein enge und konkrete Zeitplan gegeben. Alle Achtung denen, die in den Workshops mitgearbeitet haben und sie geleitet haben."
SoniC - von Anfang an effizient und kooperativ
Bis Anfang Juli 2014 erhob die Projektgruppe IST-Prozesse und definierte SOLL-Prozesse für das neue CMS. Als Novum innerhalb der Kooperation sächsischer Hochschulen gilt, dass sich die fünf Hochschulen für Angewandte Wissenschaften auf 35 SOLL-Prozesse einigten, die hochschulübergreifend für das neue System gelten können. Außerdem wurden u.a. über 50 weitere Anforderungen an das System erfasst und dafür Studierende, Lehrende und Mitarbeiter in den Fakultäten befragt. Alle Arbeitsschritte bearbeitet das Team ressourcenschonend über eine effiziente Aufgabenverteilung unter den Hochschulen.
Projektaussicht: Ausschreibung noch in 2014
Auf Basis der einheitlichen Prozessbeschreibung bereitet die Projektgruppe in den kommenden Wochen die Ausschreibung der Softwarelizenzen vor. Die Ausschreibung soll noch im Laufe dieses Jahres erfolgen. Im Ergebnis der Ausschreibung wird die Entscheidung getroffen, welches System künftig an den Hochschulen zum Einsatz kommen wird.