Archivordnung

1. Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen, die bei den Struktureinheiten der Hochschule, bei natürlichen oder juristischen mit der Hochschule verbundenen Personen des öffentlichen Rechts erwachsen.

Zum Archivgut gehören auch Dokumentationsmaterial, das  in Ergänzung des Schriftgutes vom Archiv gesammelt wird sowie Findhilfsmittel, die der Nutzung dienen.

2. Archivgut sind vor allem Urkunden, Urkundenbücher, Ak­ten, Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bilder, Film- und Tonmaterial sowie maschinell lesbare Datenträger  einschließlich der für die Auswertung notwendigen Programme.

3. Archivwürdig sind alle Unterlagen, die von bleibendem Wert für die wissenschaftliche Arbeit sind, der Sicherung rechtlicher Belange von natürlichen Personen dienen bzw. denen besondere Bedeutung für die Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung zukommt.

4. Die Archivierung beinhaltet das Erfassen, Übernehmen, Verwahren und Erhalten, Erschließen und Nutzbarmachen des Archivgutes.

§  4 Aufgaben des Hochschularchives

1. Das Archiv hat die Aufgabe, das Archivgut der Hochschule und ihrer Rechtsvorgänger gemäß ihrer Zuständigkeit zu archivieren.

Darüber hinaus kann das Archiv aufgrund von Vereinbarungen, letztwilligen Verfügungen u.a. das Archivgut (Nachlässe) von Privatpersonen übernehmen.

Das Archiv kann ferner das Schriftgut mit der Hochschule verbundener Gesellschaften, Vereine, Stiftungen und Orga­nisationen übernehmen, sofern das deren Schriftgutverwaltung nicht anderweitig verfügt.

Das Archiv ordnet, verzeichnet, lagert und erschließt die übernommenen Bestände in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Archivwissenschaft und macht sie der wissenschaftlichen Forschung sowie der Auswertung im öffentlichen Interesse zugänglich.

2. Zu den Aufgaben des Archives gehören darüber hinaus die Publikationen von Arbeitsergebnissen in Form von Bestandsübersichten und Inventarverzeichnissen, die Veröffentlichung eigener Forschungsergebnisse sowie  die Mitwirkung an Ausstellungen und Öffentlichkeitsarbeit zur Hochschulgeschichte.

3. Solange die Hochschule keinen Kustos zur Betreuung der Sammlungen beschäftigt, sichert das Archiv die Erfassung  und Aufbereitung des Ausstellungsfundus der Hochschule.

4. Das Archiv unterstützt im Rahmen der Vorfeldarbeit die  Struktureinheiten bei der Verwaltung des Schriftgutes.

5. Das Archiv unterstützt die Ausbildung von Studenten durch Betreuung bei Belegarbeiten u. ä..

§  5 Anbieten und Übernahme

1. Alle Struktureinheiten der Hochschule sind verpflichtet, das dienstliche Schriftgut, das für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt wird, auszusondern und dem Hochschularchiv zur Übernahme anzubieten. Das soll in der Regel, sofern nicht andere Festlegungen vereinbart werden, spätestens 15 Jahre nach Entstehen der Unterlagen erfolgen. Die Anbietungspflicht erstreckt sich auch  auf Materialien, die besonderen Rechtsvorschriften unterliegen. Ausgenommen sind die Vorschriften über Löschung und Kassation unzulässig erhobener oder verarbeiteter Daten und Materialien.

2. Über die Archivwürdigkeit des angebotenen Schriftgutes und seine Übernahme entscheidet das Archiv in Verbindung mit den Struktureinheiten nach Einsichtnahme in das angebotene Schriftgut.

3. Die Struktureinheiten der Hochschule dürfen Schriftgut nur vernichten oder Daten löschen, wenn das Archiv die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb von 2 Monaten über die Archivwürdigkeit der angebotenen Materialien entschieden hat. Vom Anbieten von Schriftgut ohne besonderen Wert kann in Abstimmung mit dem Archiv abgesehen werden. Ausgesonderte Unterlagen, die das Archiv nicht übernimmt, sind in den Struktureinheiten zu vernichten, sofern keine begründete Annahme besteht, dass damit schutzwürdige Belange Dritter beeinträchtigt werden. Die Vernichtung von Schriftgut ohne Zustimmung des Archivs ist untersagt.

4. Das Hochschularchiv kann bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen Unterlagen als Zwischenarchivgut überneh­men. Die Aufbewahrung erfolgt im Auftrag der abgebenden Stellen bzw. deren Rechtsnachfolger. Die abge­benden Struktureinheiten sind weiterhin für die Un­ter­la­gen ver­ant­wort­lich und ent­schei­den über deren Benut­zung durch Dritte. Das Archiv nimmt die Aufbe­wahrungs­fristen wahr und ist für die dringendsten techni­schen und organisatorischen Maßnahmen verantwort­lich.

§  6 Verwaltung und Sicherung des Archives

1. Das Hochschularchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut. Es ist verpflichtet, das Archivgut zu bear­beiten und einer ordnungsgemäßen Nutzung zuzuführen.

2. Das Archiv ist berechtigt, nicht archivwürdige Unterlagen zu vernichten. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut ist wirksam vor Schädigung, unbefugter Benutzung, Vernich­tung und vor Verlust zu bewahren.

3. Das Archivgut ist Teil des Kulturgutes der Hochschule und somit des Freistaates Sachsen und damit unveräußer­lich.

§  7 Nutzung des Archivgutes

Die Entscheidung über die Benutzung liegt in der Regel beim Archiv. Die näheren Umstände der Nutzung werden durch eine Benutzungsordnung geregelt.

§  8 Schlussbestimmung

1. Die Archivordnung ist für alle Struktureinheiten der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH) verbindlich.

2. Änderungen der Archivordnung bedürfen vor Inkrafttreten der Zustimmung des Senates der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH).

§  9 Inkraftsetzung

Die Archivordnung der Hochschule für Technik und Wirtschaft Mittweida (FH) tritt durch Senatsbeschluss mit Wirkung vom 09. November 1994 in Kraft.